תשאירו את הציורים של הילדים בבית: המשרד ההיברידי תופס תאוצה

כשבחברת הטכנולוגיה, קלטורה (Kaltura), המספקת פלטפורמת וידיאו לארגונים, החליטו לעבור למשרדים חדשים, היה ברור שהם יתוכננו כמשרדים היברידיים. "תמיד היינו חברה שאפשרה גם עבודה מהבית", אומרת ליטל אלקיים, סמנכ"לית בצוות משאבי אנוש (SVP HR), "כך שהעבודה ההיברידית לא היתה חדשה לנו, בפרט שהחברה עוסקת בווידיאו".

קלטורה, שהוקמה ב-2006, כוללת כ-500 עובדים בישראל ועוד כ-800 ברחבי העולם. המשרדים הישנים, באיזור הבורסה ברמת גן, לא איפשרו לעבוד במודל היברידי מובנה, אך עם המעבר למשרדים החדשים, בבניין אלייד בבני ברק, הם החליטו לצאת לדרך ולהתאים אותם למודל העבודה ההיברידי.

מה שהנחה את החברה בעיצוב המשרד, מספרת אלקיים, הם "שלושת ה-C: Concentration, Collaboration Communication. "אמרנו לעובדים, שכשהם מגיעים למשרד, זה לצורך מטרה: כדי להיפגש עם חברי הצוות שלהם".

צלם: עמית גושר, תכנון: סתר אדריכלים

קלטורה שכרה את שירותיו של האדריכל רואי דוד, ויחד איתו בנתה מודל שיתאים לחברה, המבוסס על הגעת חובה למשרדים בתדירות של פעמיים בשבוע לפחות. לאחר הרבה לבטים, הוחלט בחברה על 250 עמדות עבודה, שאותן יחלקו 500 העובדים, כך שלכל עובד יהיה שותף לדסק, וכל אחד מהשותפים מגיע בימים אחרים בשבוע. אם מישהו מהם ירצה להגיע פעם נוספת במהלך השבוע, הוא יעשה זאת על בסיס מקום פנוי, דרך אפליקציה ייעודית.

באופן הזה, אומרת אלקיים, הצליחו בחברה לייצר תחושת שייכות אצל העובדים, למרות שהם מגיעים למשרד רק פעמיים בשבוע. "יש להם דסק קבוע, שאותו הם חולקים עם עובד נוסף. אז אולי הם לא יציבו שם תמונות של הילדים, אבל עדיין זה הדסק הקבוע שלהם".

היתה מחשבה לעבור למודל של כיסא חם באופן מוחלט?
"נבחנו כל מיני אופציות, ובין היתר האופציה הזו, ובסוף הרגשנו שהדבר הנכון הוא שעובד יגיע למשרד ויקבל ודאות בתוך האי ודאות. יש כמה צוותים שיש להם מקומות קבועים, אך כל השאר חולקים דסקים, וביום הנוסף, אם יגיעו, יתיישבו היכן שפנוי".

משרדי MY HERITAGE, צילום: עוזי פורת

העובדה הזו אפשרה לקלטורה לחסוך שטח לא קטן של משרדים. החברה מתפרשת על פני קומות 10,11,12, וחצי מקומה 13. בין שלוש הקומות הראשונות, הוצבו מדרגות פנימיות, שמאפשרות זרימה טבעית בכל שטח המשרד, כך שהעובדים לא צריכים לצאת ללובי המעליות כדי לנוע בין הקומות. יוצאת דופן היא קומה 13, קומת ה-Off-site, שאליה מגיעים העובדים דווקא כדי להתנתק: יש שם חדר מדיטציה, חללים מודולריים, וחדר המאפשר תפאורת וידיאו ב-360 מעלות, והעובדים יכולים לבחור בין תצוגת וידיאו של נוף מדברי, רקע אורבני – ניו יורק, פריז או ברלין למשל, או תפאורה אחרת כלשהי.

מיפוי של מצבי הקיצון

"כשמתכננים משרד היברידי", אומר האדריכל דוד, צריך לקחת בחשבון שני דברים: הראשון - מיפוי של מצבי הקיצון במרחב של המשרדים. כשאתה מייצר ימים שונים של הגעת העובדים, אתה בעצם גוזר את דינו של החלל. כי מצד אחד אתה רוצה שזה יספיק לכולם בפיק העליון, ומצד שני אתה לא רוצה שבפיק בתחתון, החלל ייראה ריק מדי. יש לא מעט מחקרים שמראים שמשרדים שיש בהם תפוסה נמוכה מדי מייצרים דה-מורליזציה אצל העובדים. אם יש חלל ל-1000 עובדים ויושבים בו רק 200 עובדים, זה מאוד לא מזמין. המטרה היא להבין מה המקסימום, ואחרי זה להבין איך אנחנו מתמודדים עם המינימום.  

תכנון ועיצוב: מרינה רכטר רובינשטיין, ReMa. צלם: עוזי פורת

"העניין השני שצריך לשים עליו דגש, הוא הטכנולוגי: איך אתה מייצר את התקשורת עם העובדים שעובדים מהבית, כך שמי שנמצא בבית ירגיש שהוא פיסית במשרד: אם הצוות במשרד יושב בקומת ה-Off-site עם תפאורה של ברלין, צריך שגם העובד בבית ירגיש שהוא נמצא בברלין".

במה שונה תכנון משרד היברידי, ממשרד "סטנדרטי"?
"התכנון של המשרד הופך להיות כמו בסרט: אתה כאדריכל כאילו בונה סצינות בסרט, ולצורך כך אתה צריך לדמיין את המרחב בסיטואציות שונות: כשעובדים יחד, כשאוכלים, כשרוצים שקט ופרטיות, כשרוצים להתנתק. מבחינתנו כאדריכלים, זה איפשר לנו לראות את כל התכנון ב-Storybord (תכנון גרפי) והסיפור צריך להיות יותר יצירתי. אתה, כמי שמתכלל אותו, צריך לשקף ללקוח את מירב הסיטואציות, או במילים אחרות: להראות לו את 'הקרנת הבכורה' של הסרט".

שטח המשרד קטן  - אך לא משמעותית

מודל העבודה ההיברידי נכנס לעולם העבודה באופן משמעותי בתקופת מגיפת הקורונה, שאז ארגונים נאלצו להתאים עצמם בין לילה למתכונת של עבודה מרחוק. לאחר שחלפה הקורונה, היה ברור שעולם העבודה לא יחזור למודל הסטנדרטי של 5 ימי עבודה בשבוע במשרד, וכל חברה או ארגון מצאו את המודל המתאים להם: החל מאלה שמאפשרים רק פעם בשבוע עבודה מהבית, וכלה בכאלה שהם תמונת הראי שלהם, עם פעם בשבוע במשרד.

תכנון ועיצוב: מרינה רכטר רובינשטיין rema אדריכלים, צלם: עוזי פורת

בכל אופן, מודל העבודה ההיברידי דרש התאמה בתכנון, כך שהעובדה שעובדים מהבית בחלק מימות השבוע, לא תפגע בפרודוקטיביות. משרד היברידי, אומר ניר יפת, המעצב בתי מלון, מסעדות ומשרדים, דורש חשיבה מחוץ לקופסה: "לא עוד הישיבה הסטנדרטית ליד דסק עבודה, אלא אולי דווקא באחת מפינות הישיבה, בקפיטריה, או באיזור המנוחה ויש לדאוג לכך שתהיה זרימה בין החללים הגדולים לבין עמדות העבודה".

היחס המקובל במשרדים ההיברידיים בין השטחים הציבוריים לבין שטחי העבודה, עומד על 50%-50% בערך, אומר האדריכל מיכי סתר, שמשרדו תכנן בין היתר את המשרדים בישראל של פייסבוק, גוגל, HP, NICE, AON, כמו גם את משרדי כתר ואת קמפוס דיסקונט החדש בראשל"צ. "בעיקרון, כשעובדים מגיעים למשרד, הרעיון הוא להיפגש עם הקולגות. אז יש יותר חדרי ישיבות ויש גם לוקרים שמפוזרים בחללים, ובכל רגע נתון העובד יכול לאכסן את החפצים שלו בלוקר".

לדבריו, תכנון משרד היברידי מיועד לענות על שלושה אלמנטים: היעדר מחוברות של העובדים מהבית לתרבות הארגונית של החברה; בידוד חברתי שלהם, כך שהם יתקשו לבנות מערכות יחסים ולעבוד בשיתופי פעולה;  וטשטוש גבולות אצלם בין בית לעבודה, מה שעלול להוביל לשחיקה. התשובה לקשיים הללו, אומר סתר, היא תכנון המשרדים  לפי החלוקה הבאה, שאותה הוא גם יישם בתכנון משרדי NICE ברעננה: 20% משטח המשרד מיועד לטכנולוגיה מתקדמת; 20% לאזורים שיתופיים; 20% לעמדות דינמיות; 20% לחללים משותפים; ו-20% לטובת רווחת העובד,  כמו למשל חדר פילאטיס מכשירים.

אחד היתרונות הבולטים עבור חברות שעוברות למשרדים היברידיים, הוא כמובן צמצום שטחי המשרדים, ודמי השכירות עבורם. כך למשל, בתכנון של סתר ב-NICE, השטח צומצם ב-30%.

"בדרך כלל", אומר האדריכל דני גרינהאוז, שמשרדו תכנן בין היתר את משרדי וויקס, איביאם, אמזון, רפאל, מיקרוסופט ואינטל. "חברות שעוברות למודל היברידי, מצמצמות את השטח שלהן ב-10%-30%. העובדה שחלק מהעובדים מגיעים באופן חלקי, מביאה לחסכון בכסף לא רק מבחינת צמצום השטח, אלא גם מבחינת התחזוקה". 

משרדי קלטורה, רואי דוד אדריכלים, צילום: איתי בנית

עם זאת, הפחתת השטחים על פי רוב לא נעשית ביחס ישיר להפחתת מספר עמדות העבודה, כלומר חברה שהפחיתה את מספר העובדים הנוכחים בכל רגע נתון במשרד במחצית, לא תצמצם את שטחיה ב-50%. זאת לדברי גריהאוז משום שעל צמצום מספר עמדות העבודה מפצות החברות במגוון אלמנטים אחרים: "פינות ישיבה מסוגים שונים, תאים שבהן ניתן לקיים שיחות טלפון מבלי להפריע לסובבים, וכן עמדות עבודה חמות המתאימות הן לישיבה והן לעמידה, לפי רצון המשתמש".

איך מתגברים על חשש להיעדר תחושת שייכות לארגון, בהיעדר עמדות עבודה קבועות?
"יש אפליקציות שבהן אתה מקליד את השם שלך, והן מפנות אותך לאזור הישיבה של הצוות שלך. ואם אין מערכת כזו, אפשר להחליט שאזור מסוים שייך למחלקה מסוימת, שבו יש לאותה מחלקה מספר עמדות עבודה". משרדים היברידיים, הוא מוסיף, מחייבים גם מתן דגש לכל הנושא של ה'וולנס':  תאורה נכונה שמתקווננת באופן אוטומטי, כמו גם הצללה אוטומטית.

משרדי קלטורה, רואי דוד אדריכלים, צילום: איתי בנית

לדעת האדריכל נועם מוסקל, אדריכל עמית במשרד אורבך-הלוי, אחד האלמנטים שמחייבים פוקוס בתכנון משרד היברידי, הוא יצירת חללים שהם גנריים בגודלם, ויכולים להתאים בקלות לגדלים שונים. מעבר לזה, הוא אומר, "במשרד היברידי  התשתית הטכנולוגית צריכה להיות הרבה יותר איכותית ומורכבת ולא רק לאפשר לעבוד מרחוק אלא גם כזו ששמה דגש על מערכת ההזמנות,  כדי לנהל את הזמנת החדרים והמקומות. ניהול התפוסה הוא הדבר הכי חשוב, כי התפוסה משתנה מדי יום".

ועוד עניין, הוא מציין: שוויוניות בין קבוצת העובדים שמגיעה למשרד באופן קבוע, לבין קבוצת העובדים מרחוק, כך שלא תיווצר עדיפות כלשהי לאחת הקבוצות. "חשוב מאוד שלא ליצור שני מעמדות, כך שלמי שעובדים מהבית יהיו אפשרויות עבודה מגוונות, ולהיפך – שלא תיווצר להם עדיפות על פני העובדים המגיעים למשרד באופן קבוע".